Assistenz (m, w, d) bei der Fachbereichsleitung Organisation und Personal in Ludwigsburg

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Ludwigsburg. Eine Stadt - unzählige Möglichkeiten

Die Stadt Ludwigsburg (ca. 93.100 Einwohner): modern, barock, urban, wirtschaftsstark, schwäbisch, bildungsorientiert, kulturbegeistert, medienaffin und vieles mehr – lernen Sie uns kennen!

Im Dezernat I Wirtschaft, Kultur und Verwaltung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine


Assistenz (m, w, d) bei der Fachbereichsleitung Organisation und Personal


Als routinierte Assistenzkraft sorgen Sie für reibungslose Abläufe bei der Fachbereichsleitung und unterstützen auch inhaltlich durch Recherchen, Bearbeitung von Vorlagen etc. Sie beteiligen sich aktiv an der Weiterentwicklung der Aufgaben dieser Stelle, insbesondere mit Blick auf die fortschreitende Digitalisierung.Der Fachbereich Organisation und Personal erbringt zentrale Dienstleistungen und hat steuerungsunterstützende Funktion für die gesamte Verwaltung und deren innere Organisation. Die Fachbereichsleitung berichtet an den Oberbürgermeister.

Wir bieten Ihnen eine unbefristete Vollzeitstelle die mit Entgeltgruppe 8 TVöD bewertet ist.


Ihre Aufgaben

  • Erste Ansprechperson der Fachbereichsleitung sowie der 7 Abteilungsleitungen
  • Bearbeitung und Vorbereitung von Unterlagen für Termine und Sitzungen sowie von Vorlagen für den Gemeinderat
  • Eigenständige Organisation der Abläufe im Sekretariat, Umsetzung von digitalen Arbeitsprozessen im Büromanagement
  • Klassische Sekretariatsaufgaben: Terminmanagement, Postbearbeitung, Organisation von Dienstreisen, Urlaub und Zeitkonten der Mitarbeitenden im Fachbereich
  • Recherchen und Korrespondenz sowie Kommunikationsplattform nach innen und außen
  • Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Besprechungen


Ihr Profil

  • Eine abgeschlossene Ausbildung die Sie für Assistenz- und Sekretariatsaufgaben qualifiziert, z.B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung
  • Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion für leitende Mitarbeitende, idealerweise bei einer Kommunalverwaltung
  • Hohe IT-Affinität und Interesse am Ausbau digitalisierter Prozesse in der Büroorganisation/-kommunikation
  • Sicheren Umgang mit den Microsoft-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) setzen wir voraus
  • Die Fähigkeit, komplexe Abläufe und Zusammenhänge schnell zu erfassen und einzuordnen
  • Souveränes und freundliches Auftreten, Serviceorientierung, inhaltliche und bei Bedarf auch zeitliche Flexibilität, Kommunikationsstärke
  • Verantwortungsbewusste, strukturierte und konzentrierte Arbeitsweise


Unser Angebot

  • Familienfreundliche Gleitzeitregelung
  • Gute Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben
  • Vielfältige Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung durch interne und externe Fortbildung, Coaching, Mitarbeitergespräche sowie gesundheitsfördernde Maßnahmen
  • Ferienbetreuung für Schulkinder berufstätiger Eltern
  • Ein städtisches Betriebsrestaurant, in dem Kinder herzlich willkommen sind
  • Fahrtkostenzuschüsse für den ÖPNV und für die Fahrt mit dem Fahrrad zur Arbeit
  • Eine Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TVöD


Telefonisch gibt Ihnen gerne der Fachbereichsleiter Robert Nitzsche, Telefon 07141 910-2811, weitere Auskünfte oder Sie setzen sich mit Marius Bäuerle von der Abteilung Personal- und Organisationsservice, Telefon 07141 910-3358, in Verbindung. Wir freuen uns über Ihre Online-Bewerbung (Kennziffer 119-21) bis spätestens 04.07.2021. Für Teilzeitmodelle sind wir offen. Bitte sprechen Sie uns an.

 

Bei uns sind alle Talente willkommen, die sich und uns voranbringen wollen. Benachteiligungen haben bei uns keine Chance. Unabhängig von Alter, Geschlecht, ethnischer und kultureller Herkunft, Religion und Weltanschauung, sexueller Orientierung und Identität oder Behinderung erfährt jede/-r bei uns Wertschätzung. Dafür stehen wir mit unserer Unterschrift unter der Charta der Vielfalt ein.

Mehr zum Job

Anzeigenart Stellenangebot
Arbeitszeit Vollzeit
Vertragsart Festanstellung
Berufliche Praxis mit Berufserfahrung
Aus- und Weiterbildung Abgeschlossene Berufsausbildung / Lehrabschluss
Berufskategorie Öffentlicher Dienst, Sicherheit, Reinigung, etc. / Öffentlicher Dienst
Arbeitsort Wilhelmstr. 11, 71638 Ludwigsburg

Arbeitgeber

Stadtverwaltung Ludwigsburg

Kontakt für Bewerbung

Herr Marius Bäuerle
Fachbereich Organisation und Personal

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Benefits