Eine Assistenz (m/w/d), 100% für das Vorzimmer des Landrats in Ludwigsburg

veröffentlicht

Stellenbeschreibung

Wir suchen zum frühestmöglichen Zeitpunkt für das Vorzimmer des Landrats eine

 

Assistenz (m/w/d), 100%

Kennziffer 26 / 21 / I

 

Sie unterstützen die erste Assistenz des Landrats bei den täglichen Arbeitsprozessen und sorgen somit für einen reibungslosen Ablauf im Büro des Landrats.

 

Zu Ihren Aufgaben gehören:

 

  • selbstständige Planung, Koordination und Überwachung von Terminen
  • Organisation, Vor- und Nachbearbeitung von Besprechungen (Zusammenstellung und Aufbereiten von Informationen)
  • Erledigung der Korrespondenz (Bearbeitung des Schriftverkehrs, Postein- und -ausgang, E-Mails sowie telefonischer Anfragen)
  • Steuerung und Überwachung von Arbeitsaufträgen, Fristenkontrolle
  • Erstellen von Glückwunschschreiben, Aktenvermerken und Protokollen (selbstständig oder nach Diktat) sowie von Präsentationen
  • Dokumentenverwaltung, -ablage, -archivierung, Pflege von Datenbanken
  • allgemeine organisatorische Aufgaben (z. B. Beschaffung von Büromaterial, Mitarbeit bei Sonderanlässen und Veranstaltungen)
  • Empfang und Betreuung von Gästen


Wir bieten Ihnen:

 

  • bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen eine unbefristete Stelle bis Entgeltgruppe 9a TVöD
  • spannende und herausfordernde Aufgabe in einem motivierten Team
  • flexible Arbeitszeiten
  • sehr gute und vielseitige interne sowie externe Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Betriebliches Gesundheitsmanagement mit abwechslungsreichen Betriebssportmöglichkeiten
  • einen Fahrtkostenzuschuss von 75% (max. 80 Euro mtl.) für den öffentlichen Personennahverkehr
  • Kantine und Kiosk
  • die im öffentlichen Dienst übliche zusätzliche Altersvorsorge

 

Ihre Fragen beantwortet Ihnen:

 

Frau Ketelhut, erste Assistenz des Landrats, Telefon: 07141 144-391

 

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

 

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung, die Sie bitte bis spätestens 15.03.2021 bevorzugt an unser Online-Bewerberportal oder unter Angabe der Kennziffer an das Landratsamt Ludwigsburg, Geschäftsteil Personal, Hindenburgstr. 40, 71638 Ludwigsburg, richten. Bitte beachten Sie, dass im Falle von Papierbewerbungen keine Rücksendung Ihrer Unterlagen erfolgt. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden alle Unterlagen vernichtet.

 

Bewerbungen von schwerbehinderten Personen und von Menschen mit Migrationshintergrund sind uns willkommen. Das Landratsamt Ludwigsburg setzt sich für die Chancengleichheit im Beruf ein.

Voraussetzungen

Ihre Qualifikationen sind:

 

  • abgeschlossene Ausbildung als Kauffmann (m/w/d) für Bürokommunikation, als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation sowie idealerweise einschlägige Berufserfahrung im Bereich Sekretariat bzw. Büroorganisation
  • Koordinations- und Organisationstalent
  • sehr gute Kenntnisse im Umgang mit den gängigen EDV-Programmen (insbesondere MS-Office)
  • sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse
  • hohes Maß an Selbstständigkeit, Leistungsbereitschaft, Eigenverantwortung, Genauigkeit sowie Service- und Kundenorientierung
  • Loyalität, Diskretion, Flexibilität sowie Belastbarkeit
  • freundliches und sicheres Auftreten, Kommunikationsgeschick

Mehr zum Job

Anzeigenart Stellenangebot
Arbeitszeit Vollzeit
Vertragsart Festanstellung
Berufliche Praxis keine Angabe
Aus- und Weiterbildung Abgeschlossene Berufsausbildung / Lehrabschluss
Berufskategorie Öffentlicher Dienst, Sicherheit, Reinigung, etc. / Öffentlicher Dienst
Arbeitsort Hindenburgstraße 40, 71638 Ludwigsburg

Arbeitgeber

Landratsamt Ludwigsburg

Kontakt für Bewerbung

Frau Marina Kaesler
Geschäftsteil Personal

Mehr zum Arbeitgeber

Benefits